zaterdag 19 januari 2013

Dropbox

Een van de eerste online toepassingen die ik zelf ben gaan gebruiken is dropbox. Het begon op school. Als er weer eens een verslag getypt moest worden, of als we gingen samenwerken was het een enorm gedoe om elkaar steeds te emailen. Het kwam vaak voor dat er per ongeluk iemand 'buitengesloten' werd, wat natuurlijk niet prettig is. Om dat allemaal te omzeilen heb ik dropbox gedownload en heb ik alle klasgenoten uitgenodigd om een map te delen. Het resultaat is er nog steeds, we delen met 29 mensen een map wat een centrale plek is voor aantekeningen, verslagen en andere bestanden die we willen delen. Ideaal!

Als je geen idee hebt wat dropbox is kijk dan eens dit filmpje:



Dus: dropbox is een online service waarop je documenten, foto's en muziek kunt bewaren. Doordat dropbox te gebruiken is via de website of een app is het te gebruiken op je computer, laptop, tablet en smart phone. Dropbox synchroniseert jouw data automatisch op alle apparaten waarop je dropbox geinstalleerd hebt. Dit betekent dat je altijd overal bij elk document, elke foto of muziek kunt.

De voordelen van dropbox:
  • Als je thuis werkt hoef je het niet meer naar jezelf te emailen. Je bewaart het op dropbox en opent dropbox op je werk en je kunt er weer mee verder.
  • Je kunt folders delen met anderen. Denk hiermee aan een folder delen met collega's met die je een groep draait, alle collega's in het algemeen of units . Als je eenmaal een map deelt met anderen hebben zij exact hetzelfde in hun map als jij. Ook geeft hun computer het aan als er iets veranderd is in een map.
  • Je zou voor elke groep waaraan je lesgeeft een map kunnen maken en die delen met de desbetreffende cursisten. Jij en je cursisten hebben toegang via die map vanaf elke computer, smartphone of tablet. Dit betekent dat jij als docent in deze map opdrachten, worksheets, etc  kunt plaatsen en dat cursisten hier hun huiswerk kunnen 'inleveren'.
  • Je kunt dropbox gebruiken voor prive doeleinden zowel als professionele doeleinden. Je kiest zelf welke map je met wie deelt, of juist prive houdt. Zo heb je alle documenten op 1 plek en hoef je niet meer te zoeken.
  • Als je een map deelt met foto's dan geeft dat anderen de gelegenheid om deze foto's op te slaan op hun computer. Foto's delen door middel van email is veelal lastig omdat je maar een beperkte hoeveelheid geheugen hebt in een email. Resultaat hiervan is dat je vaak meerdere emails moet sturen om alle foto's te delen. Als je foto's deelt in een dropbox map is dat veel eenvoudiger. Bovendien kun je foto's die je maakt met smartphone of tablet meteen op dropbox opslaan en dus meteen delen met anderen. 
  •   Voor de gevorderde gebruiker: het is mogelijk om via dropbox documenten te delen via een url. Het is ook mogelijk om documenten te emailen naar dropbox zodat ze in jouw map staan. Je kunt ook google doc documenten in je dropbox bewaren. Ook is het mogelijk om een gesprek/gesproken bericht op te nemen en deze te delen in een gedeelde map, zodat je niet meerdere mensen op hoeft te bellen met dezelfde mededeling.
  • Documenten worden in de cloud bewaard,dus heb je meer ruimte op je computer/tablet/smartphone.
  • De service van dropbox is GRATIS
  • Doordat je data word bewaard in de cloud geldt dropbox ook als een Backup. Als jouw computer om wat voor reden verloren gaat dan staat jouw data bij dropbox altijd online.
De nadelen van dropbox:
  • Op dit moment is het niet mogelijk om dropbox te installeren op de computers op het talencentrum. Dit komt door de firewalls die we hier hebben. Een lichtpuntje hier is wel dat ik een docent heb gezien van een andere afdeling die het wel had geinstalleerd op zijn account. Het is dus wel mogelijk...!Omdat dropbox niet geinstalleerd moet worden is het niet gebruiksvriendelijk. Je kunt namelijk dan alleen via de website met dropbox werken. Dat is prima als je alleen de documenten o.i.d. wilt downloaden en uitprinten of gebruiken. Als je de documenten o.i.d. wilt bewerken moet je ze eerst downloaden, bewerken, saven en weer uploaden. Dit is heeel onhandig.
  • Als je dropbox installeert krijg je 2GB ruimte. Dit is vaak wel genoeg voor een grote hoeveelheid documenten. Vaak is het niet genoeg om daarnaast nog een grote hoeveelheid foto's of video's op te slaan. Op de website van dropbox staan een aantal tips om meer ruimte te krijgen. Het meest efficient (uit ervaring;)) is zorgen dat mensen dankzij jou dropbox installeren, bijvoorbeeld nadat je ze hebt uitgenodigd voor een gedeelde map.
  • Omdat dropbox jouw data bewaart 'in de cloud' (wat betekent dat niemand echt precies weet waar) is het niet verstandig om vertrouwelijke informatie erop te bewaren. Heb je documenten die wel vertrouwelijk zijn en die je dus niet kwijt wilt raken? Bewaar ze dan op een schijfje of usb stick die je op een veilige plek bewaart.

Wil je meer opties van dropbox bekijken? Kijk dan eens op deze website
Wil je nog een blog over dropbox lezen van een enthousiaste docent? Kijk dan hier en hier

Geen opmerkingen:

Een reactie posten